Akteneinsicht beantragen: Muster zum Ausfüllen

Wann müssen Sie den Antrag stellen?

Für den Antrag selbst gibt es keine Frist. Wichtig ist der Zusammenhang mit anderen Fristen: Läuft parallel eine Widerspruchs- oder Klagefrist, wird sie durch den Antrag auf Akteneinsicht nicht angehalten. Legen Sie in diesem Fall fristwahrend Widerspruch ein – zunächst auch ohne Begründung – und reichen Sie die Begründung nach der Einsichtnahme nach.

Wer Akteneinsicht verlangen darf

Rechtsgrundlage ist § 29 VwVfG – im Sozialverfahren der wortgleiche § 25 Abs. 1 SGB X, den der Generator über das erste Auswahlfeld einsetzt. Der Anspruch steht Beteiligten des Verwaltungsverfahrens zu und reicht so weit, wie die Aktenkenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung ihrer rechtlichen Interessen erforderlich ist. Ausgenommen sind bis zum Abschluss des Verfahrens Entscheidungsentwürfe und unmittelbare Vorarbeiten; weitere Verweigerungsgründe nennt Abs. 2. Achtung: § 29 VwVfG gilt für das allgemeine Verwaltungsverfahren. Für Städte, Gemeinden und Landesbehörden gilt genau genommen das Verwaltungsverfahrensgesetz des jeweiligen Landes (§ 1 Abs. 3 VwVfG); es enthält eine entsprechende Regel oder verweist auf das Bundesgesetz. In Steuerverfahren gilt statt beider die Abgabenordnung; dafür ist dieses Muster nicht gedacht.

• § 29 VwVfG — Die Behörde hat den Beteiligten Einsicht in die das Verfahren betreffenden Akten zu gestatten, soweit deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung ihrer rechtlichen Interessen erforderlich ist (Abs. 1 Satz 1). Bis zum Abschluss des Verwaltungsverfahrens gilt das nicht für Entwürfe zu Entscheidungen und die Arbeiten zu ihrer unmittelbaren Vorbereitung (Abs. 1 Satz 2). Abs. 2 nennt die Gründe, aus denen die Einsicht verweigert werden darf.
• § 1 VwVfG — Anwendungsbereich: Das Bundesgesetz gilt für Behörden der Länder und Gemeinden nicht, soweit ihre Verwaltungstätigkeit landesrechtlich durch ein Verwaltungsverfahrensgesetz geregelt ist (Abs. 3).
• § 25 SGB X — Für Sozialverfahren – Jobcenter, Rentenversicherung, Kranken- und Pflegekasse – tritt § 25 SGB X an die Stelle des § 29 VwVfG; Absatz 1 ist wortgleich. Enthält die Akte Angaben über gesundheitliche Verhältnisse, kann die Behörde den Inhalt stattdessen durch einen Arzt vermitteln lassen (Abs. 2), ohne dass der Anspruch aus Absatz 1 dadurch beschränkt wird. Die Einsicht erfolgt bei der aktenführenden Behörde (Abs. 4); Beteiligte dürfen Abschriften selbst fertigen oder Ablichtungen erhalten (Abs. 5).

Häufige Fragen

Wer darf Akteneinsicht verlangen?

Der Anspruch aus § 29 VwVfG steht den Beteiligten des Verwaltungsverfahrens zu – also insbesondere derjenigen Person, die einen Antrag gestellt hat oder an die sich der Verwaltungsakt richtet. Ein allgemeines Informationsinteresse reicht nicht; dafür gelten die Informationsfreiheitsgesetze des Bundes und der Länder.

Muss ich begründen, wozu ich die Akte brauche?

Ja, zumindest im Kern. Der Anspruch reicht so weit, wie die Aktenkenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung Ihrer rechtlichen Interessen erforderlich ist. Beschreiben Sie deshalb konkret, welche Entscheidung Sie vorbereiten – etwa einen Widerspruch – und warum Sie dafür den Akteninhalt kennen müssen.

Kann die Behörde die Einsicht verweigern?

Teilweise ja. Bis zum Abschluss des Verfahrens sind Entscheidungsentwürfe und unmittelbare Vorarbeiten ausgenommen (§ 29 Abs. 1 Satz 2 VwVfG). Daneben darf die Behörde die Einsicht verweigern, soweit sie ihre ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung beeinträchtigen würde, dem Wohl des Bundes oder eines Landes Nachteile brächte oder berechtigte Interessen Dritter entgegenstehen (Abs. 2). Eine vollständige Verweigerung ohne Begründung müssen Sie nicht hinnehmen.

Kostet die Akteneinsicht etwas?

Die Einsichtnahme selbst ist regelmäßig gebührenfrei. Für Kopien oder Scans können je nach Behörde und Gebührenordnung Auslagen anfallen. Bitten Sie um einen Hinweis, falls Kosten entstehen, bevor umfangreiche Kopien angefertigt werden.

Gilt das auch beim Jobcenter, der Rentenversicherung oder der Krankenkasse?

Ja, nur beruht der Anspruch dort auf einer anderen Vorschrift: In Sozialverfahren gilt § 25 SGB X, nicht § 29 VwVfG. Der Wortlaut des Absatzes 1 ist derselbe. Wählen Sie im ersten Feld „Sozialverfahren“ – dann nennen Betreff und Schreiben automatisch § 25 Abs. 1 SGB X.

In meiner Akte stehen ärztliche Gutachten. Bekomme ich die zu sehen?

Im Sozialverfahren gilt dafür eine Sonderregel: Enthält die Akte Angaben über Ihre gesundheitlichen Verhältnisse, darf die Behörde den Inhalt stattdessen durch einen Arzt vermitteln lassen, und sie soll das tun, wenn die unmittelbare Einsicht Ihnen einen unverhältnismäßigen Nachteil zufügen würde (§ 25 Abs. 2 SGB X). Ihr Einsichtsrecht aus Absatz 1 wird dadurch ausdrücklich nicht beschränkt – die Akte bleibt zugänglich, nur unter Umständen auf diesem Weg. Das betrifft vor allem Verfahren der Rentenversicherung und der Krankenkassen.